Банковские операции · 10 мин
Как отправить платежку в АТИ: пошаговая инструкция
Пошаговое руководство по загрузке актов и счетов в систему АТИ. Разбор форматов файлов, статусов документов и частых ошибок при отправке.
Отправка платежных документов в систему АТИ является обязательным этапом работы для участников электронного документооборота на транспортной бирже. Этот процесс необходим для подтверждения исполнения обязательств по договору перевозки между заказчиком и перевозчиком. Корректная загрузка актов выполненных работ и счетов на оплату позволяет автоматизировать сверку взаиморасчетов и служит основанием для проведения платежей.
Система предусматривает несколько способов передачи финансовых документов: ручную загрузку сканов или фотографий через личный кабинет, а также автоматическую выгрузку через интеграцию с системами ЭДО. Выбор конкретного метода зависит от настроек договора, технических возможностей компании и требований контрагента. Независимо от способа, ключевым требованием остается читаемость документа и соответствие данных в файле информации, указанной в заказе на бирже.
Процесс отправки требует внимательности к деталям, так как ошибки в нумерации, датах или суммах могут привести к отклонению документа бухгалтерией заказчика. Это, в свою очередь, задерживает оплату и создает кассовые разрывы. Понимание алгоритма загрузки и требований к форматам файлов помогает избежать технических сбоев и ускоряет прохождение документооборота.
Подготовка документов перед загрузкой
Перед началом работы в личном кабинете необходимо подготовить электронные версии первичных документов. Обычно требуется загрузить два основных файла: акт выполненных работ (оказания услуг) и счет на оплату. В некоторых случаях, в зависимости от условий договора, может потребоваться также товарно-транспортная накладная (ТТН) или универсальный передаточный документ (УПД).
Документы должны быть отсканированы или сфотографированы в высоком разрешении. Все реквизиты, печати и подписи должны быть четко видны. Рекомендуется использовать форматы PDF или изображения JPG/PNG. Если вы используете мобильное приложение для сканирования, убедитесь, что на документе нет бликов, а края листа не обрезаны.
Важно проверить соответствие сумм. Цифры в загружаемом акте должны полностью совпадать с суммой, указанной в заказе на бирже, с учетом НДС или без него, в зависимости от условий сделки. Расхождение даже в один рубль может стать причиной автоматического или ручного отклонения документа финансовой службой заказчика.
Пошаговая инструкция по ручной загрузке
Для отправки документов вручную войдите в свой личный кабинет на сайте АТИ. Перейдите в раздел «Мои заказы» и найдите конкретную заявку, по которой необходимо отправить платежку. Откройте карточку заказа, кликнув на его номер или название.
Внутри карточки заказа найдите вкладку или блок, обозначенный как «Документы», «Акты» или «Финансы». Интерфейс может незначительно отличаться в зависимости от обновлений платформы, но логика остается единой. Нажмите кнопку «Добавить документ» или значок скрепки.
В открывшемся окне выберите тип загружаемого файла из выпадающего списка (например, «Акт» или «Счет»). Затем нажмите кнопку выбора файла на вашем устройстве и укажите путь к подготовленному скану. После загрузки файла нажмите кнопку «Сохранить» или «Отправить». Система обработает файл и присвоит ему статус «Отправлен».
- 1Открыть карточку выполненного заказа в личном кабинете
- 2Перейти во вкладку «Документы»
- 3Выбрать тип документа (Акт/Счет) и загрузить файл
- 4Проверить статус загрузки и дождаться подтверждения от заказчика
Требования к форматам и размеру файлов
Система АТИ накладывает определенные технические ограничения на загружаемые файлы. Наиболее универсальным и предпочтительным форматом является PDF, так как он сохраняет структуру документа и предотвращает случайное редактирование. Допускаются также растровые изображения JPEG и PNG.
Существует лимит на размер одного файла. Обычно он составляет от 5 до 10 мегабайт. Если ваш скан весит больше, например, из-за слишком высокого разрешения цветных фотографий, система может отклонить загрузку. В таком случае необходимо сжать изображение или разбить многостраничный документ на несколько файлов.
Имена файлов должны быть понятными и информативными. Рекомендуется использовать схему: «Номер заказа_Тип документа_Дата». Например, «Z-12345_Akt_-10-05.pdf». Это упрощает работу бухгалтерии заказчика при скачивании и сортировке поступивших бумаг.
Автоматизация через ЭДО и интеграции
Для компаний с большим документооборотом ручная загрузка каждого файла становится неэффективной. Система АТИ поддерживает интеграцию с операторами электронного документооборота (ЭДО). Это позволяет отправлять юридически значимые документы напрямую из вашей учетной системы (1С и аналоги).
При настройке интеграции документы подписываются электронной подписью и передаются в АТИ автоматически по факту закрытия заказа. Статусы документов синхронизируются в реальном времени: заказчик видит поступление акта моментально, что ускоряет процесс согласования.
Использование ЭДО исключает человеческий фактор, связанный с качеством сканов или потерей файлов. Однако для подключения этой функции требуется заключение договора с оператором ЭДО и настройка маршрутизации в личном кабинете АТИ в разделе настроек профиля.
Контроль статусов и работа с ошибками
После отправки документа необходимо регулярно отслеживать его статус в карточке заказа. Статус может меняться с «Отправлен» на «Проверен», «Принят» или «Отклонен». Если документ принят, это сигнал для бухгалтера заказчика о начале процесса оплаты.
В случае статуса «Отклонен» система обычно предоставляет комментарий с причиной. Частые причины: неразборчивая печать, отсутствие подписи, неверная сумма или не тот контрагент. Необходимо исправить замечание и загрузить документ повторно, заменив предыдущий файл.
Если статус документа не меняется длительное время (более 3-5 рабочих дней), рекомендуется связаться с заказчиком через внутренний чат АТИ или по телефону. Иногда документы «зависают» из-за отпуска ответственного сотрудника или внутренних процедур согласования в компании-заказчике.
Как проверить результат
Принят / Подписан
Отклонен / На доработке
Совпадает с заказом
Есть расхождения
Текст и печати читаются
Размыто или обрезано
Особенности работы с НДС и без НДС
При формировании платежных документов критически важно правильно указать наличие или отсутствие налога на добавленную стоимость. Если в заказе указано «Без НДС», то и в акте должна стоять соответствующая отметка. Попытка выставить счет с НДС по заказу без налога приведет к отклонению.
Напротив, если заказчик работает с НДС, а перевозчик на упрощенной системе налогообложения (без НДС), это должно быть явно отражено в акте. В графе НДС ставится прочерк или надпись «Без НДС». Система АТИ позволяет фильтровать заказы по типу налогообложения, что помогает избежать ошибок на этапе принятия заказа.
Несоответствие налоговых режимов в документах и в профиле компании может вызвать вопросы у налоговой службы при проверках. Поэтому данные в платежках должны строго соответствовать вашим регистрационным данным в системе и договорным обязательствам.
Как выбрать действие
Хранение истории и архивация
Все загруженные в систему документы сохраняются в истории заказов. Это создает удобный архив, к которому можно обратиться в случае спорных ситуаций или аудиторских проверок. Рекомендуется периодически выгружать отчеты по закрытым заказам для локального хранения.
Функция поиска по документам в личном кабинете позволяет быстро найти нужный акт по номеру заказа, дате или контрагенту. Это упрощает подготовку сведений для бухгалтерского учета и сверку взаиморасчетов за отчетный период.
При смене менеджера или бухгалтера доступ к истории документов в АТИ позволяет новому сотруднику быстро войти в курс дела и понять состояние расчетов с конкретными заказчиками, не запрашивая бумажные копии у партнеров.
Что важно запомнить
Успешная отправка платежки в АТИ зависит от качества скана, совпадения сумм с заказом и своевременности загрузки. Всегда проверяйте статус документа после отправки и оперативно реагируйте на замечания заказчика.
Можно ли отправить платежку, если заказ еще не завершен?
Технически система может позволить загрузить файл на любом этапе, но логически это неверно. Акты выполненных работ подписываются после факта оказания услуги. Отправка документов до завершения рейса приведет к тому, что заказчик их отклонит, так как услуга еще не оказана.
Что делать, если система пишет «Ошибка загрузки файла»?
Проверьте размер файла (он не должен превышать лимит) и его формат. Попробуйте пересохранить документ в PDF или сжать изображение. Также проблема может быть во временном сбое браузера — попробуйте очистить кэш или использовать другой браузер.
Обязательно ли загружать документы именно в АТИ?
Это зависит от условий вашего договора с заказчиком. Многие крупные компании требуют наличие документов в системе АТИ для автоматизации оплаты. Если договор не предусматривает этого, достаточно обмена бумажными оригиналами или ЭДО напрямую.
Как исправить ошибку в уже отправленном акте?
В карточке заказа рядом с загруженным документом обычно есть функция «Заменить» или «Удалить». Вы можете загрузить исправленную версию файла. Старая версия при этом архивируется или помечается как неактуальная, но история изменений сохраняется.
Видит ли заказчик загруженный документ сразу?
Да, после успешной загрузки и сохранения файла документ становится доступен заказчику в карточке заказа мгновенно. Уведомление о новом документе может прийти ему на электронную почту или отобразиться в личном кабинете.
Нужно ли подписывать сканы электронной подписью?
При ручной загрузке сканов в АТИ достаточно простой электронной подписи (факсимиле или скан живой подписи), если договором не оговорено иное. Юридическую силу для суда такие сканы имеют ограниченную, поэтому оригиналы часто требуются дополнительно.